Cách vẽ biểu đồ gantt trong quản lý dự án

      2

Sơ trang bị Gantt là 1 công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp hiện đang được sử dụng thịnh hành hiện nay. Vậy chúng ta có biết Gantt chart là gì và bí quyết lập biểu đồ vật Gantt như vậy nào? Hãy thuộc hackxuvip.com tò mò câu trả lời qua bài viết sau đây. ở bên cạnh đó, bài viết còn reviews đến bạn các phần mềm cung ứng vẽ sơ đồ vật Gantt hiệu quả. Xem ngay nhé!

Bạn xem xét Bộ quản trị OKRs (fOKRs) của hackxuvip.com. Click ngay lập tức vào hình ảnh để nhận bạn dạng Demo trải nghiệm các tính năng riêng biệt từ phần mềm.

*
Nhận ngay bản demo cỗ quản trị OKRs (fOKRs) của hackxuvip.com
MỤC LỤC NỘI DUNG3. Ưu và nhược điểm của Gantt Chart4. Quá trình lập sơ đồ dùng Gantt trong làm chủ dự án5. Phía dẫn giải pháp vẽ sơ đồ Gantt bằng Excel6. Phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ gia dụng Gantt

1. Sơ đồ vật Gantt là gì?

Sơ thiết bị Gantt (Gantt Chart) còn được gọi là sơ đồ gia dụng ngang Gantt tuyệt biểu vật dụng Gantt. Đây là trong số những công cụ cổ xưa nhất và vẫn được sử dụng thông dụng trong quản ngại trị tiến độ tiến hành dự án ngày nay. Trong sơ đồ thống trị này, các công tác được màn biểu diễn trên trục tung bởi thanh ngang, thời hạn tương ứng được diễn đạt trên trục hoành. Sơ đồ gia dụng Gantt bao gồm 2 phần chính là

Trục tung bộc lộ tên của những công việc.Trục hoành minh họa những mốc thời gian cho những các bước ấy.
*
Sơ đồ làm chủ Gantt

Nhìn vào trong 1 sơ đồ cai quản Gantt, bạn có thể dễ dàng thâu tóm được những thông tin của từng quá trình và cả dự án. Chính vì cách bố trí thông tin dễ dàng và đơn giản nhưng rõ ràng nên sơ vật dụng Gantt đã trở thành công cụ có ích khi lập mưu hoạch, lên timeline triển khai hoặc cai quản tiến độ dự án.

2. Biểu đồ Gantt tương xứng với đối tượng người sử dụng nào?

Biểu thứ Gantt bao hàm các thanh ngang minh họa cho dòng thời gian của công việc. Sơ vật này sẽ là 1 lựa chọn xuất sắc nếu như công ty lớn đang cần:

Vạch ra một kế hoạch dự án và loại thời gian: Gantt thực hiện tốt nhất có thể trong vấn đề hiển thị những công việc sẽ được thực hiện. Xung quanh ra, thực hiện biểu thiết bị Gantt còn hỗ trợ bạn xây dựng những công việc, timeline mang lại dự án ví dụ hơn.Phối phù hợp nhiều bên liên quan: Gantt sẽ cung ứng cho bạn mắt nhìn chi ngày tiết các hoạt động tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào và lúc nào nên chuyển tiếp các bước cho người tiếp theo.Ước tính thời hạn và cân nặng công việc: cho dù thao tác một mình hay cùng tập thể, Gantt cũng sẽ cho thấy thêm bạn bắt buộc bao nhiêu thời gian và nguồn lực có sẵn nhân sự để hoàn toàn có thể phân vấp ngã tài nguyên cũng giống như sắp xếp thời hạn phù hợp với công việc.Một kế hoạch trình đối chọi giản: Đây là luật pháp hỗ trợ tương xứng nếu bạn muốn cung cấp cho cho nhân viên và đối tác doanh nghiệp một bản tóm tắt tổng thể về lịch trình của dự án.
*
Biểu đồ vật Gantt tương xứng với đối tượng người dùng nào?

3. Ưu với nhược điểm của Gantt Chart

Bạn yêu cầu xem xét kỹ ưu và nhược điểm của từng công cụ làm chủ để chuyển ra sàng lọc phù hợp. Sau đó là một số ưu cùng nhược điểm của Gantt Chart.

3.1 Ưu điểm của sơ đồ vật Gantt

Gantt là công cụ cung cấp hoàn hảo trong việc lập planer cho phần nhiều dự án. Gantt Chart tải rất nhiều ưu điểm nổi bật, ví dụ như sau:

*
Ưu điểm của Gantt Chart

3.2 yếu điểm của biểu đồ dùng Gantt

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, biểu đồ Gantt vẫn còn đấy tại một vài yếu điểm như:

Phụ trực thuộc vào cấu tạo phân phân chia đã được xây dựng: Việc xây dựng kết cấu phân chia quá trình cùng thời gian với Gantt chart sẽ có thể khiến nhà quản lý có nguy cơ phải làm cho lại toàn thể lịch biểu dự án khi bỏ sót nào đó hoặc cầu tính thời lượng sai…Chỉ hoạt động tốt với những dự án nhỏ: Gantt Chart mất dần công dụng của mình ví như thời lượng và tác vụ bị kéo dãn qua một trang khác vì sẽ khá khó giúp xem tổng quan dự án trên screen máy tính. Đồng thời, vày phải cập nhật thường xuyên đề xuất nhà thống trị tốn rất nhiều thời gian, đặc biệt là khi thực hiện các dự án công trình có đến hàng trăm ngàn đầu việc.Xử lý những ràng buộc của dự án chưa tốt: Có 3 ràng buộc chính trong một dự án là thời gian, phạm vi và bỏ ra phí. Yếu đuối tố túi tiền và phạm vi vừa đủ sẽ không thể biểu hiện trên một biểu đồ vật Gantt. Đồng thời, bạn sẽ khó nhận biết được cần thực hiện công việc nào trước tiên lúc sơ vật có rất nhiều các quá trình đan xen và tiếp tục nhau.
*
Nhược điểm của biểu thiết bị Gantt

4. Các bước lập sơ đồ dùng Gantt trong thống trị dự án

Để kiến tạo một sơ đồ làm chủ dự án Gantt, bạn cần phải thực hiện các bước cơ bạn dạng sau đây:

4.1 bước 1: xác định đầu mục các bước quan trọng

Ở bước thứ nhất khi xuất bản biểu đồ gia dụng Gantt, bạn phải liệt kê tất cả các đầu mục các bước cần thiết khi tiến hành dự án. Ngoại trừ ra, bạn phải xác định kim chỉ nam mà dự án cần đạt được. Sau khi có các danh sách công việc, chúng ta hãy xác minh thời gian sớm nhất để ban đầu dự án và cầu tính thời điểm bước đầu thực hiện.

*
Xác định đầu mục công việc quan trọng

4.2 cách 2: xác định mối quan hệ tình dục giữa những đầu mục công việc

Sau khi gồm đầu mục các bước và khoảng thời gian thực hiện, các bạn hãy khẳng định xem quá trình nào buộc phải phải xong xuôi mới rất có thể thực hiện các nhiệm vụ khác cùng các quá trình nào rất có thể cùng thực hiện tuy vậy song. Ngôi trường hợp trọng trách này nhờ vào nhiệm vụ khác, chúng ta nên quan tâm đến mối quan hệ nam nữ giữa các đầu bài toán này để có thể nắm bắt thâm thúy hơn về cách tổ chức dự án.

Trong sơ trang bị Gantt thường đang tồn tại 3 mọt quan hệ chính giữa các trọng trách là:

Finish khổng lồ Start (FS): Nhiệm vụ FS ko thể ban đầu trước khi nhiệm vụ có tương quan trước đó kết thúc. Các nhiệm vụ này sẽ bắt đầu sau.Start to lớn Start (SS): Nhiệm vụ SS ko thể bước đầu cho đến khi nhiệm vụ trước này được bắt đầu. Các nhiệm vụ này sẽ bắt đầu sau.Finish khổng lồ Finish (FF): Nhiệm vụ FF ko thể xong xuôi trước khi nhiệm vụ trước kia kết thúc. Các nhiệm vụ này sẽ chấm dứt sau.Start lớn Finish (SF): không nhiều khi xảy ra.
*
Xác định quan hệ giữa các đầu mục công việc

 4.3 cách 3: màn biểu diễn biểu đồ ngang Gantt

Hiện nay, nhiều giải pháp hỗ trợ thống trị dự án bởi biểu đồ dùng Gantt đã được thiết kế dựa trên điện toán đám mây. Các bạn và nhóm dự án công trình của mình rất có thể truy cập vào ứng dụng để xem và chỉnh sửa số liệu trên biểu vật dụng ở bất kỳ vị trí nào. Điều này sẽ giúp ích khôn xiết nhiều cho chính mình khi thảo luận, tối ưu hoá và báo cáo dự án.

*
Biểu diễn biểu đồ ngang Gantt

4.4 bước 4: update tiến độ dự án

Khi dự án của doanh nghiệp di gửi dọc theo biểu đồ gồm nghĩa là quá trình đang bao gồm tiến triển. Mặc dù nhiên, trong thời gian triển khai dự án vẫn sẽ có nhiều sự biến đổi bất ngờ. Bởi vì vậy, bạn phải thường xuyên theo dõi và update các đổi khác để kiểm soát và điều chỉnh kịp thời. Điều này để giúp bạn cập nhật thông tin vừa đủ và chính x ácvề chiến lược cho nhóm dự án và những nhà tài trợ.

*
Cập nhật giai đoạn dự án

5. Phía dẫn phương pháp vẽ sơ đồ dùng Gantt bởi Excel

Hiện ni Excel là công cụ phổ biến nhất nhằm vẽ biểu đồ Gantt. Sau đấy là một số phía dẫn rõ ràng về phương thức vẽ sơ đồ quản lý Gantt vào Excel.

5.1 Khâu chuẩn bị dữ liệu

Trước khi ban đầu vẽ sơ đồ quản lý Gantt, bạn cần thêm cột % completion (tỷ lệ hoàn thành) trong bảng Actual và mục Days completed (số ngày đang thực hiện) trong Data Preparation.

Project timeline (thời gian dự án) trong mục Plan sẽ không còn được tính Days completed.Nếu Project timeline là Actual thì Days completed sẽ được tính bằng công thức % completion * Days.

Mục đích là để tìm hiểu được thực tế đã dứt bao nhiêu % so với tiêu chuẩn. Bảng tài liệu sau khi xong xuôi sẽ như sau:

*
Chuẩn bị dữ liệu

5.2 công việc vẽ Gantt Chart vào Excel

5.2.1 chế tạo biểu trang bị mới

Để chế tạo một biểu thứ Gantt bắt đầu trong Excel, các bạn hãy ấn lựa chọn Chart/ Bar/ Stacked Bar ngơi nghỉ trong mục thẻ Insert bên trên thanh công cụ.

*
Tạo biểu thứ mới5.2.2 Nhập tài liệu vào biểu đồ

Để nhập tài liệu vào biểu đồ, chúng ta hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: vào thẻ Chart Tools, các bạn hãy ấn chọn mục design và tiếp nối chọn tiếp Select Data.
*
Chọn mục Design, lựa chọn tiếp Select DataBước 2: vào ô Chart data range, bạn nên lựa chọn vùng tài liệu nạp vào Chart.
*
Chọn vùng tài liệu nạp vào ChartBước 3: Để thêm 1 vùng dữ liệu nữa là Start date, bạn hãy ấn chọn showroom trong phần Legend Entries (series).
*
Thêm vùng dữ liệu Start dateBước 4: bạn có thể thay đổi địa điểm của Start date lên trước mục Days vào Legend Entries và chỉnh sửa lại lại mang đến mục Horizontal (category) Axis Labels. Sau khi xong xuôi bước này, bạn sẽ thu được biểu đồ gia dụng như mặt dưới:
*
Thay đổi lắp thêm tự mang đến Start date5.2.3 thu xếp thứ tự nhiệm vụ

Bạn hoàn toàn có thể sắp xếp đồ vật tự các nhiệm vụ bởi cách:

Bước 1: Nhấp vào tên của những Task trong biểu đồBước 2: trong mục Axis Options, các bạn hãy bấm chọn Categories in reverse order.
*
Sắp xếp sản phẩm tự nhiệm vụ5.2.4 đến hiển thị phần số ngày thực hiện các Task

Trong biểu vật dụng ở mục trên, phần được tô màu xanh chính là số ngày thực hiện các Task. Phần tô màu vàng được xem từ mốc bước đầu là mốc vì chưng Excel tự động hóa gợi ý. Để ẩn phần tô color vàng, bạn hãy click vào thanh biểu đồ, tiếp đến chọn Format Data Series. Tiếp đến, vào mục Fill, bạn hãy chọn No fill với ở mục Border chọn No Line.

*
Cho hiển thị phần số ngày tiến hành các Task5.2.5 Điều chỉnh khoảng thời gian của Chart

Khi vẽ Gantt Chart, Excel sẽ tự động hóa gợi ý cho mình về khoảng thời hạn thực hiện công việc nhưng gợi nhắc này chưa phải lúc làm sao cũng chính xác hoàn toàn. Bởi vì vậy, bạn phải điều chỉnh lại khoảng thời hạn này làm sao để cho sát cùng với dự án. Các bạn hãy nhập 2 ngày nhỏ tuổi nhất và lớn số 1 gần gần kề với dự án vào vị trí bất kỳ trong Sheet. Sau đó, bạn hãy lựa chọn format cells là General mang đến 2 địa điểm đó.

*
Điều chỉnh khoảng thời gian của Chart5.2.6 theo dõi tỷ lệ xong xuôi công việc

Để có thể theo dõi tỷ lệ kết thúc công việc, bạn phải biểu diễn phần Days completed vào trong sơ đồ với lồng vào trong phần Days. Để làm được điều này, bạn cần thêm Error Bar vào bằng cách nhấn vào biểu đồ với chọn trong các thẻ theo thứ tự là Chart Tools/ design / add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options…

*
Thêm Error Bar

Khi lựa chọn More Error Bar Options, màn hình sẽ xuất hiện thêm mục địa chỉ cửa hàng Error Bars based on Series. Khi đó, bạn hãy chọn Start date. Trong mục Format Error Bars, bạn hãy tiến hành thiết lập như sau:

Ở mục Direction, bạn hãy chọn Plus.Tại mục kết thúc style, bạn hãy chọn No cap.TrongError Amount, bạn nên chọn Custom/ Specify Value và lựa chọn tới vùng Days Completed.

Sau đó, bạn sẽ tiến hành format hiển thị mang lại vùng này theo công việc sau:

Chọn màu (color): Bạn hãy chọn màu có độ tương làm phản cao so với các màu đang hiển thị trên sơ đồ.Chọn độ rộng (width): Tùy ở trong vào độ rộng của vùng biểu đồ cơ mà bạn nên chọn độ rộng tương ứng sao cho Error Bar đang chèn lên được cục bộ vùng biểu vật gốc.
*
Biểu đồ gia dụng Gantt hoàn chỉnh

6. Phần mềm cung cấp vẽ sơ đồ Gantt

Bên cạnh câu hỏi dùng Excel thì bạn còn nhiều lựa lựa chọn khác để tạo biểu vật Gantt như sử dụng các phần mềm vẽ chuyên nghiệp hóa như Canva, Zoho Projects, Base Wework,…

6.1 ứng dụng vẽ biểu đồ Gantt Canva

Gantt Canva là công cụ cung ứng bạn lên lịch cho những dự án một bí quyết dễ dàng. Phần mềm này còn cung ứng nhiều mẫu mã biểu trang bị với thiết kế ưa nhìn để bạn sử dụng hoặc tham khảo. Kế bên ra, ứng dụng này còn có tính năng share giúp hầu hết thành viên trong dự án công trình đều có thể xem và điều chỉnh sở đồ.

*
Phần mềm vẽ biểu trang bị Gantt Canva

6.2 ứng dụng Zoho Projects

Khi áp dụng Zoho Projects, chúng ta có thể dễ dàng thiết lập cấu hình các quan hệ phụ thuộc và lên kế hoạch lại trách nhiệm bằng chức năng kéo với thả dễ dàng và đơn giản trong ứng dụng vẽ biểu vật Gantt đang được sở hữu sẵn. Lân cận đó, chúng ta cũng có thể tiết kiệm được không ít thời gian bằng phương pháp sử dụng các mẫu sơ đồ có sẵn trên ứng dụng này.

*
Phần mượt Zoho Projects

6.3 ứng dụng Base Wework

Tuy là một trong những phần mềm thống trị dự án mà lại Base Wewwork vẫn được tích hợp tài năng vẽ biểu trang bị Gantt. Đặc biệt, phần mềm còn tồn tại tính năng auto hiển thị các các bước dưới dạng Gantt Chart sẽ giúp bạn theo dõi và quan sát và thống trị dự án thuận tiện hơn.

*
Phần mượt Base Wework

Sơ đồ dùng Gantt hiện đang được ứng dụng không ít trong việc lập kế hoạch, cai quản dự án. Hy vọng nội dung bài viết của hackxuvip.com đã giúp bạn hiểu rõ về kiểu cách vẽ và sử dụng sơ thiết bị này. Sát bên đó, nếu khách hàng đang yêu cầu tìm một phần mềm làm chủ dự án kết quả thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi qua hackxuvip.com nhằm được bốn vấn cụ thể nhé!